規定

北京大学日本国際校友会定款


第一章 総則

第一条 本会は北京大学日本国際校友会(英文名:Peking University International Alumni Association in Japan)(以下「本会」という)と称する。

第二条 本会は日本における日本人、中国人及びその他国籍の北京大学校友により自発的に成立された営利を目的としない非政治的な団体である。
第三条 (目的)
本会は組織的に各種活動を展開し、日本における日本人、中国人及びその他国籍を有する校友間の交流と相互理解を促進すること、日本社会における各界との交流の機会を提供することによって日中両国民の友好促進と相互理解に貢献することを目的とする。

第四条 本会は日本国の法令及び各種規定を遵守し、日中両国の風俗・習慣と社会道徳を遵守することを前提とした上で、「団結・堅実・民主・責任」の四大原則のもとに組織を運営する。

第五条 本会の常設事務局を以下に置く。
〒101-0037 東京都千代田区神田西福田町4番地メディックスビル(MEDIX Building)4F

                        第二章 活動の範囲

第六条 本会は前第三条の目的を達するため、以下の活動を行う。
1. 日本における校友間の学習、就業及び生活にかかわる情報の提供と交流。
2. 学術的・経済的・技術的及び文化的な交流。
3. 北京大学或いは中国国内校友との交流。
4. 前第三条にかかわるその他の活動。

                         第三章 会員

第七条 本会会員は以下に掲げるすべての条件を充たした者とする。
1. 過去又は現在において北京大学にて学習或いは就業し、本会に加入する意思のある者
2. 日本に居住或いは就業している者又は日本国外に居住しているが年に複数回訪日する者又は日本には居住していないが日本との政治・経済・文化交流活動に従事している者。
3. 本会定款を尊重し、遵守する者。
4. 本会活動に参加する者。

第八条 入会手続き
以下の手続きを経て入会となる。
1. 3名以上の現任理事による推薦。
2. 本人が関係証明書類(卒業証明書、修了証明書、就業証明書、招聘状等。但し、入学通知書のみ等は証明書類とはならない)を提示し、本会に入会申請を提出。
3. 校友会事務局が提出書類を確認した後、会員管理委員会による承認。
4. 入会に際しては会員登記表を提出するものとする。登記表には氏名、性別、生年月日、入学及び卒業年次、専攻及び所属、現在の勤務先、連絡先等の情報を含む。

第九条 本会の会員は会員と賛助会員の二種類とする。
1. 前第七条の規定に適合する者を会員とする。
2. 前第七条の規定に適合しないが本会活動を支持する個人及び企業は、会員管理委員会の審査を経て別途定める協賛金を納入することを前提に、賛助会員となることができる。

第十条 会員の義務
1. 本会定款を遵守するとともに、本会における決議を執行し本会が制定した規律を守ること。
2. 北京大学と本会の権利、利益及び名誉を擁護すること。本会の主旨に背く行為や本会の名誉を毀損する行為又は本会の正常な運営を妨げる行為や現象を発見したときは即座に制止し、本会事務局に報告すること。
3. 本会及び本会会員名義で日本の政治や社会問題に介入しないこと。
4. 本会事務局の許可なくして、本会名義又は校友会内の職務として本会に関係ない活動を行わないこと(著作や文章の発表に限らず、インターネットやテレビ等の媒体での言論の発表等を含む)。
5. 本会事務局の許可なくして本会に属する媒体(校友会メーリングリスト、グループチャット等を含む)にて、他団体や組織の宣伝活動及び商業行為等を行わないこと。
6. 勤務先や連絡先等に変更が生じた場合は、直ちに事務局に報告し会員情報の更新を行うこと。

第十一条 会員の権利
1. 本会が組織する各種活動に参加すること。
2. 選挙権、立候補権を有し、決議権を行使すること。
3. 本会の運営を監督し、助言や批評をすること。
4. 本会ネットワークにおいて、校友間の交流促進に資する客観的で公正な意見発表をすること。
5. 自身の意志で退会すること。

第十二条 会費
本会会員は各自の自由意思により会費を納付する。その際、金額は自由とする。

第十三条 会員資格の一時凍結又は取消
本会の主旨に背く行為、本会の名誉を毀損する行為或いは校友会の正常な運営を妨げる行為に対しては理事会が確認した後、速やかに当該行為を制止し、関係する会員に対しては警告を発する。必要に応じ、理事会を招集した上で当該行為者及びその関係者の会員資格を一時凍結するか或いは取消し、同時に損害賠償等を含む法的責任を追求する権利を留保する。


                      第四章 組織機関

会員総会
第十四条 本会の最高権力機関として会員総会を置き、その職権は次の通りとする。
1. 定款の制定と改正。
2. 選挙による理事会メンバーの選出。
3. 理事会の活動報告と財務報告の審議。
4. その他重大事項の決議。

第十五条
1. 会員総会は理事会が主宰し、通常は毎年12月上旬に開催する。
2. 会員総会の参加方式は電磁方式による出席と現場出席とする。電磁方式による議案表決期限は15日間とする。
3. 会員総会による決議は出席会員の過半数の表決(書面及び電磁方式による出席を含む)をもって有効とする。

理事会
第十六条 理事会は会員総会の執行機関であり、会員総会閉会期間中は本会の活動運営実務を執行し、会員総会に対して責任を負う。

第十七条 理事会メンバーの選出
1. 理事会メンバーは会員総会による選挙によって選出し、最低5名以上とする。
2. 理事会メンバー候補者は原則として前期理事会による推薦若しくは自薦とする。自薦候補者は本会会員の10分の1以上の会員による実名推薦によって理事会メンバー候補者となる資格を得る。第一期理事会メンバーは本会設立発起人による選挙によって選出する。
3. 理事会メンバー候補者は校友会活動に貢献した者や社会的に相応の影響力を持つ者或いは校友会活動に情熱を有する者とする。又、万一候補者に犯罪歴や履歴偽造等良くない行為があることが発見された場合は、即時に当該候補者の立候補資格を取り消し、既に選出されていた場合は直ちに退任するものとする。

第十八条 理事の任期
1. 理事の任期は4年とする。又、選挙によって再び選出された場合は連任も可能とする。
2. 現任理事会メンバーが任期満了前に離任した場合、当該年12月に新理事を補うことができる。その場合、新理事の任期は現任理事の任期満了までとする。

第十九条 理事の義務
理事は本会定款の定めを遵守し、校友会の栄誉を護り、理事会の会議と校友会の各種活動に積極的に参加するものとする。

第二十条 理事会の職責
1. 本会定款草案を作成のうえ、会員総会に提出し決議を得ること。
2. 本会年度活動計画を作成し、予算執行状況を審査すること。
3. 会長・理事長・副会長・常務理事及び理事等を選出し或いは解任すること。
4. その他理事会が妥当と認める事項の審議と表決を行うこと。

第二十一条 理事会の招集及び決議
1. 理事会は原則として6ヶ月に1回開催し、理事はその会議に出席しなければならない。事情によりどうしても出席できない者は、理事長の同意を経た上で代理出席及び表決を他理事に委託するか、電磁方式による出席及び表決を行うことができる。
2. 理事会の招集は原則として理事長が行うものとする。理事長が不在の場合は、会長、常務副会長、事務局長、常務理事の順で招集するものとする。
3. 理事会の開催は3分の2以上の理事が出席した場合に限り有効とする。理事会は校友会活動の各事項について審議し決議するものとする。全ての理事は校友会活動に関する議案を理事長に提出することができ、理事会はその提案について審議し決議するものとする。
4. 理事会決議の具体的な過程
a. 理事会が表決を行うとき、各理事は1票を有する。
b. 理事会が決議における表決方式はEメール、Weichat等電子コミュニケーションツールによる電磁方式を含む。
c. 理事会が表決を行うとき、各理事の投票選択肢は賛成、反対、棄権の3種類とする。その中で棄権は無効票とし、賛成と反対を有効票とする。
d. あらゆる議案の表決において、有効票が3分の2を超えた場合(3分の2を含む)、当該表決は有効表決とする。有効票が3分の2に達しなかった場合は無効表
 決とし、無効表決となった議案は不採択とする。
e. 表決が有効であるとき、賛成票が半数を超えた場合(半数を含む)、当該表決は採択されたものとする。半数に達しなかった場合は不採択とする。
5. 理事会は議事録を作成し、議事録は会員全員に公開するものとする。

代表理事
第二十二条 本会は代表理事を2名設ける。理事会において会長と理事長を選挙し、本会の代表理事とする。重大な状況にあっては、代表理事は本会の全権代表と
して本会内外の業務を執行する。

常務理事会
第二十三条 本会は必要に応じて常務理事を設ける。常務理事は理事会の選挙によって選出され理事会に対して責任を負う。常務理事の人数は理事総数の3分の1以下とする。

第二十四条 常務理事会は3分の2以上の常務理事が出席した場合に限り開催でき、その決議は常務理事の半数(半数を含む)以上の場合に限り有効とする。

第二十五条 常務理事会は会長或いは理事長が主宰し、不定期で開催する。必要に応じ電磁方式での開催もできるものとする。常務理事会は議事録を作成し、議事録は全理事に公開するものとする。

会長
第二十六条 会長は代表理事を兼任し、校友会活動の対外的代表とする。

第二十七条 会長は現任理事会メンバーでなければならず、理事会による選挙で選ばれる。

第二十八条 会長の任期は4年とし、連続しての就任は2期を超えないものとする。特段の事情があって任期を延長する場合は、理事会の表決を経なければならない。

会長の職責
第二十九条 校友会の活動と決議事項を公告すること。

第三十条 校友会を代表して対外的に重要な活動に出席し、重要文書に署名すること。

第三十一条 その他本会の日常事務を処理すること。

理事長
第三十二条 理事長は代表理事を兼任し、主に理事会と事務局の運営に責任を負う。

第三十三条 理事長は現任理事会メンバーでなければならず、理事会による選挙で選ばれる。

第三十四条 理事長の任期は4年とし、連続しての就任は2期を超えないものとする。特段の事情があって任期を延長する場合は、理事会の表決を経なければならない。

理事長の職責
第三十五条 理事会、常務理事会を招集し、主宰すること。

第三十六条 本会年度活動計画案と予算計画案の策定において事務局を指導すること。

第三十七条 理事会が採択した決議事項の執行状況を検査すること。

副会長、常務副会長
第三十八条 副会長とその職責
1. 副会長は理事会メンバーであり、会長によって任命される。
2. 副会長は会長の職務執行に協力するものとする。
3. 会長は副会長の中から常務副会長を任命することができる。
4. 会長が職責を実行できないときは、常務副会長が会長の職責を代行するものとする。
5. 副会長は会長を部分的に補佐し、常務副会長は全面的に会長を補佐するものとする。

事務局長
第三十九条 事務局は各項決議の執行機関であり、理事会と監事の監督を受ける。本会の日常活動と事務処理に責任を負う。事務局長は理事会による選挙で選ばれる。

運営委員会
第四十条 本会は、会員管理委員会、推薦委員会、選挙委員会等の組織機構を設立する。各委員会の運営細則等は理事会が別途定める。

第四十一条 委員会の新設或いは廃止は、理事会による提案と決議を経て定める。

支部機構
第四十二条 本会は、必要に応じて理事会の決議を経て支部等支部機構を設立できる。

監事
第四十三条 本会は監事を2名以上設ける。監事は会員総会による選挙によって選ばれ、任期を4年とする。原則として連続しての就任はできないものとする。

第四十四条 監事の職責
1. 理事会、常務理事会の運営を監督すること。
2. 本会の財務状況を監督すること。
3. 会長、理事長、常務副会長、副会長、常務理事、事務局長その他理事会メンバーが関連法律法規及び本会定款や細則を遵守していることを監督すること。
4. 本会会員の違法行為又は定款を始めとする各種会則に違反した行為に対して意見を提示し、理事会に議案を提出しその執行状況を監督すること。
5. 会員から理事会又は理事会メンバー及び事務局又は事務局員が定款等に違反しているという意見の提出があった場合、その事実関係について調査する権利を有する。調査の結果、定款等の違反行為が確固たる証拠のもと明らかとなった場合、監事は理事会において当該者に対して警告を与える。それでも改善されなかった場合には理事会に対して当該者の懲戒決議案を提出することができる。理事会が懲戒決議を拒絶した時には、監事は監事の名のもとに会員全体に公告することができる。

第四十六条 監事の権利
1. 理事会と常務理事会に出席する権利
2. 事務局の会議を傍聴し、関係資料を閲覧する権利
3. 本会の勘定口座を監督する権利

名誉職務
第四十七条 本会は会長又は理事長の提案に基づき理事会の同意を経て、名誉会長・顧問・特別招聘理事・北大之友等名誉職務を設けることができる。名誉職務は理事会において表決権を有しない。

第四十八条 原則として、会長・理事長は円満に任期を終え退任した後、名誉会長・名誉理事長に就任する。

第五章 選挙、解任及び除名

選挙
第四十九条 推薦委員会は一部の理事と監事によって共同で構成され、理事候補者と監事候補者推薦リスト作成の任を担い、理事候補者及び監事候補者の資格を審査する。

第五十条 選挙委員会は一部の理事と監事と一部の会員代表によって構成される。具体的なメンバーは資格審査を経て理事と監事によって選定される。選挙委員会は理事会選挙に関わる業務を行う。

解任
第五十一条 理事会メンバーが本会定款の定めに違反し、併せて当会の声誉に重大な悪影響をもたらした場合、理事会は当該事案に対し充分な調査を行った上で、当該理事会メンバーを解任し、当該事案の調査結果を公式文書として保存するものとする。又状況によっては会員全体に調査結果を公開することができる。

第五十二条 全体の3分の1以上の会員による共同提案に併せ、全会員が参加する表決で3分の2以上の会員の同意を得た場合、理事会メンバーを解任することができる。

除名
第五十三条 本会会員が定款第三章第八条、第十条に準じていない場合、或いは本会会員が第三章第十三条に当てはまることが発覚した場合、理事会の確認を経て、当該会員を即時に除名する。

第五十四条 その他の状況において除名する必要があると判断した場合は、理事会の審議と有効な表決を経て除名することができる。

第六章 財務

第五十五条 経費の源泉
本会の経費の源泉は以下とする。
1. 校友会会費及び会員からの寄付
2. 社会的寄付
3. 校友会基金に委託し、活動経費募集に基づく収入
4. 校友会活動或いはサービスを提供することによって生じた収入
5. 銀行利息
6. その他合法的手段による収入

第五十六条 本会の経費は、本会定款が定める活動の範囲内で当会の発展のために費消し、会員に分配することはない。

第五十七条 本会は厳格な財務管理制度の元に設立され、会計資料の合法性・確実性・正確性・完全性を保証するものとする。財務状況は事務局が整理し適時理事会に報告する。又、重要な内容はインターネット上で公開し、会員の監督を受ける。

第五十九条 本会の財務細則は理事会によって別途定める。


第七章 附則

第六十条 本会定款は日中両言語によって作成され、中国語版を正本とする。

第六十一条 本会定款の解釈責任は代表理事が負う。

第六十二条 本会定款は2015年12月26日に発起人代表会議にて可決され、正式に施行された。

 

 

北京大学日本国際校友会 個人情報取り扱いに関する方針


1. 個人情報保護を目的として個人情報管理責任者を置き、本会が外部に業務委託する場合には本会のみならず業務委託先も含めた個人情報の適切な取り扱いに努めます。
2. 個人情報の収集は、本会の運営及び活動において必要な範囲に限定し、かつ適切な手段で行い、収集と利用目的、そして会員へのサービスを明確にいたします。
3. 個人情報収集時に同意いただいた利用および提供の範囲を越えた個人情報の利用および提供はいたしません。
4. 個人情報への不正アクセス、紛失、改ざん、および漏洩などのリスクに対し、合理的な安全対策を講じます。
5. 会員から、個人情報の開示、訂正、提供範囲の変更や削除を依頼された場合には、合理的な範囲で速やかに対応いたします。
6. 個人情報に関して適用される法令・規制を遵守するとともに、個人情報保護の取り組みを継続的に見直し改善を図ります。

2016年10月17日制定・施行

 

 

北京大学日本国際校友会 個人情報保護規則


第1条 この規則は、北京大学日本国際校友会(以下「当会」という)が保有する個人情報の取扱いに関し必要な事項を定めることにより、個人情報の適正な収集、利用、管理および保存を図り、当会における個人の権益およびプライバシーの保護に資することを目的とする。

(定義)
第2条 この規則において「個人情報」とは、当会の会員に関する情報であって、当会が業務上取得し、または作成したもののうち、当該情報に関わる個人(以下「情報主体」という)が識別され又は識別されうるものをいう。
2.この規則において、「個人情報管理者」は事務局を統括する副会長とする。

(義務)
第3条 当会の事務局は、情報主体のプライバシーの保護に努めなければならない。
2.当会の事務局に勤務したことのある者は、在職中に知り得た個人情報を漏えいし、または不当な目的に使用してはならない。

(収集の制限)
第4条 個人情報の収集は、当会の業務に必要不可欠な範囲内に限定するものとする。
2.個人情報の収集は、思想、信条および信教の調査を目的としてはならない。
3.個人情報の収集は、適正かつ公正な手段により情報主体から直接に行わなければならない。

(利用および提供の制限)
第5条 個人情報の利用は、当会の業務に必要不可欠な範囲内に限定するものとする。
2.個人情報は、次に掲げる場合を除きこれを情報主体以外に提供してはならない。
(1) 当会の業務に必要不可欠の場合
(2) 情報主体の同意がある場合
(3) 国の機関または地方公共団体等からの法令に基づく提供依頼があった場合
(4) 前3号のほか、情報主体以外への提供基準に合致する場合
3.個人情報の提供は、当会会員からの申込書により個人情報管理者の承認を受けなければならない。

(適正管理)
第6条 個人情報管理者は、個人情報の安全性および信頼性を確保するため、所管の個人情報(以下「所管情報」という)の漏えい、滅失、毀損および改竄の防止に関し必要な措置を講じなければならない。
2.個人情報管理者は、所管情報をその利用目的に応じ最新の状態に保つよう努めなければならない。

(業務の委託)
第7条 個人情報の取扱いを含む業務を外部に委託する場合は、個人情報の保護に必要な事項について約定しなければならない。

(外部要員の受入れ)
第8条 前条の規定は、個人情報の取扱いを含む業務のために、外部から要員を受け入れる場合について準用する。

(開示の請求)
第9条 情報主体は、自己に関する個人情報について開示の請求をすることができる。
2.前項の請求は、当該請求に必要な事項を明記した文書を個人情報管理者あてに提出して行うものとする。
3.前第1項の請求を受けた個人情報管理者は、当該個人情報を開示するものとする。ただし、開示をしないことに正当な理由があると認められる個人情報についてはこの限りではない。

(訂正の請求)
第10条 情報主体は、自己に関する個人情報に誤りがある場合にその訂正を請求することができる。
2.前条第2項の規定は、訂正の請求についてこれを準用する。
3.第1項の請求を受けた個人情報管理者は、当該請求に関わる事実を調査・確認し速やかにこれに応じるものとする。

(不服の申立て)
第11条 情報主体は、個人情報の取扱いに関し当会の理事会に不服申立てをすることができる。
2.理事会は、不服申立ての内容を調査し確認するために調査委員会を設置することができる。
3.理事会は、前項の調査、確認の結果を当該情報主体に直接通知するとともに、速やかに理事長または常任理事もしくは事務局長(事務局)に通告する。

(施行細則)
第12条 個人情報の情報主体以外への提供基準、個人情報の適正管理に関する指針、情報 主体による不服申立ての手続など、この規則の施行細則は理事会が別に定めるものとする。

(規則の改廃)
第13条 この規則の改廃は、理事会の決議を経て行う。

附 則 この規則は、2016年10月17日より施行する。